POLISIYA PARA SA WHISTLEBLOWER

1. PANIMULA
Upang mabigyan ang aming mga Empleyado at iba pang Ikatlong Partido ng isang ligtas at maaasahang paraan upang maiparating ang kanilang mga alalahanin, ang CAMP Resources Property Holdings Inc., kasama ang mga subsidiarya nito (na sama-samang tinutukoy bilang “Kumpanya” o “RCS”), ay nagpatupad ng Patakarang ito na naglalahad ng mga detalyadong pamamaraan hinggil sa pagtanggap, pag-iingat, at pagproseso ng mga ulat ng whistle-blower ng Kumpanya. Ang sinumang mag-uulat nang may mabuting loob (good faith) ng anumang pinaghihinalaang ilegal o hindi etikal na gawain ay hindi sasailalim sa anumang anyo ng paghihiganti o paninisi dahil sa naturang pag-uulat.
2. MGA LAYUNIN AT ADHIKAIN
Ang pamunuan ng RCS ay nananatiling nakatuon sa pagpapanatili ng bukás na komunikasyon at tiwala sa pagitan ng mga empleyado at ng pamunuan, upang makamit ang mahusay na pagganap sa operasyon ng Kumpanya at sa pagsunod sa mga inaasahan ng kliyente, na mahalaga sa pangkalahatang tagumpay ng RCS. Dahil dito, nagsusumikap ang Kumpanya na mapanatili ang isang lugar ng trabaho kung saan ang mga empleyadong may alalahanin hinggil sa anumang maling gawain ng kapwa empleyado, kasamahan, o mga tagapamahala (anuman ang kanilang posisyon), kaugnay ng paglabag sa mga kontrol administratibo o sa Kodigo ng Pamantayang Etikal, ay maaaring malayang maiparating sa pinakamataas na pamunuan nang walang pangamba sa panliligalig, diskriminasyon, o paghihiganti.

Ang Whistleblower Policy na ito (“WB Policy”) ay pumapalit sa naunang Whistleblower Memorandum (HCD-001-2021-014) at nakaayon sa mga pandaigdigang pinakamahusay na kasanayan, gayundin sa mga umiiral na batas at regulasyon.

Ang layunin ng WB Policy na ito ay ang mga sumusunod:
i. Hikayatin ang mga empleyado, direktor, kontratista, tagapagtustos, at iba pang mga stakeholder na mag-ulat ng mga lehitimong alalahanin nang walang pangamba sa paghihiganti.
ii. Magbigay ng malinaw na patnubay hinggil sa kung ano ang maituturing na mga usaping maaaring iulat at ang wastong proseso ng paghahain ng naturang ulat.
iii. Tiyakin na ang lahat ng mga alalahanin ay agarang matutugunan at maiimbestigahan nang patas at may pag-iingat sa pagiging kumpidensiyal.
iv. Pangalagaan ang mga whistleblower laban sa anumang anyo ng paghihiganti, diskriminasyon, o panliligalig bunga ng pag-uulat nang may mabuting loob.
v. Patatagin ang mga panloob na kontrol at kulturang etikal ng Kumpanya sa pamamagitan ng maagang pagtukoy at pagwawasto sa mga posibleng panganib.
3. SAKLAW NG PAG-AAPLAY
Ang Patakarang ito ay naaangkop sa sinumang gumagamit ng mga whistle-blower channel na inilalarawan sa Patakarang ito nang may mabuting loob. Naaangkop ito sa Kumpanya, sa mga Empleyado nito, sa mga Kumpanyang Kaakibat, at sa Ikatlong Partido (kabilang ang mga tagapagtustos, kontratista, konsultant, ahente, at mga kasosyo sa negosyo na may ugnayan sa Kumpanya). Naaangkop din ang Patakarang ito sa publiko, kung kinakailangan. Gayunpaman, ang ilang probisyon na nakasaad sa Patakarang ito ay eksklusibong naaangkop lamang sa mga Empleyado ng Kumpanya, alinsunod sa tinukoy sa Patakaran. Ang Patakarang ito ay makikita at maaring sanggunian sa opisyal na website ng Kumpanya para sa kaalaman ng mga nabanggit na stakeholder..
4. SAKLAW NG POLISIYA
This Policy is designed to facilitate employees and third parties to disclose any improper conduct (misconduct or criminal offence) through internal channel. Such misconduct or criminal offences include the following but not limited to:

i. Pandaraya, korapsyon, suhol, o kickbacks (aktwal o pinaghihinalaan)
ii. Pagnanakaw o maling paggamit ng ari-arian ng Kumpanya o ng kliyente
iii. Salungatan ng interes (conflict of interest)
iv. Hindi tamang transaksyon sa pananalapi o maling paglalahad ng talaan
v. Insider trading
vi. Pang-aabuso sa kapangyarihan o hindi etikal na pag-uugali
vii. Sekswal na panliligalig o panliligalig sa lugar ng trabaho
viii. Paglabag sa kalusugan at kaligtasan sa trabaho
ix. Paglabag sa seguridad ng IT o data privacy
x. Anumang labag sa batas, maging kriminal man o sibil
xi. Anumang iba pang gawain na lumalabag sa Code of Conduct ng Kumpanya, Employee Handbook, o umiiral na mga batas

Ang nasabing listahan ay hindi ganap at sumasaklaw sa anumang kilos o kapabayaan na, kung mapapatunayan, ay ituturing na misconduct alinsunod sa Code of Conduct at Ethics ng RCS o iba pang patakaran ng Kumpanya, o bilang anumang kriminal na paglabag sa ilalim ng umiiral na batas. Ang Patakarang ito ay hindi nilikha upang pawalang-bisa ang anumang proseso ng reklamo at/o anumang pamamaraan ng disiplina, kundi upang magbigay ng karagdagang paraan para sa mga empleyado at mga kasapi ng publiko na maipahayag ang anumang hindi wastong gawain na nagawa na o balak pang gawin sa Kumpanya.

This policy does not include social services and privileges provided by the company which include the following:

i. Mga reklamo ng empleyado na may kaugnayan sa kompensasyon, benepisyo, o performance rating.
ii. Mga isyu na maaaring masolusyonan sa pamamagitan ng umiiral na mekanismo ng reklamo sa HR.
5. MGA PAGPAPAKAHULUGAN
Para sa layunin ng Patakarang ito, ang mga sumusunod na terminolohiya ay magkakaroon ng mga kahulugang nakasaad sa ibaba
i. Whistleblower: Isang tao na lumalapit at nagbabahagi ng kanyang kaalaman tungkol sa anumang maling gawain na pinaniniwalaan niyang nangyayari sa buong organisasyon o sa isang partikular na departamento. Maaaring ito ay empleyado, kontratista, o tagapagtustos na nakakaalam ng anumang ilegal o labag sa batas na aktibidad.
ii. Protected Disclosure: Isang komunikasyon na ginawa nang may mabuting loob na nagbubunyag o nagpapakita ng impormasyon na maaaring patunayan ang hindi etikal o hindi wastong gawain, kabilang ngunit hindi limitado sa pandaraya, korapsyon, panliligalig, o paglabag sa mga patakaran ng Kumpanya.
iii. Good Faith: Ang isang ulat ay itinuturing na ginawa nang may mabuting loob kapag ang whistleblower ay may makatwirang paniniwala na ang impormasyong ibinahagi ay nagpapakita ng hindi etikal o hindi wastong gawain. Ang mga ulat na ginawa nang may masamang intensyon o walang batayan sa katotohanan ay ituturing na maling ulat.
iv. Anonymous Reporting: Ang opsyon para sa isang whistleblower na mag-ulat ng alalahanin nang hindi isiniwalat ang kanilang pagkakakilanlan. Bagama’t tinatanggap ang mga anonymong reklamo, hinihikayat ng Kumpanya ang whistleblowers na magbigay ng sapat na detalye upang maisagawa ang epektibong imbestigasyon..
v. Whistleblower Committee: Isang komite na itinatag ng Board of Directors upang mangasiwa sa pagpapatupad ng Patakarang ito, suriin ang mga reklamo, at tiyakin ang patas na imbestigasyon.
vi. Compliance Officer: Isang taong itinalaga ng Board at bahagi ng Whistleblower Committee na responsable sa pagtanggap at pagproseso ng mga reklamo ng whistleblower.
vii. Employee: Tumutukoy sa anumang opisyal, direktor, o sinumang taong empleyado o kinontrata ng Kumpanya para sa anumang gawain sa regular, pansamantala, ad hoc, o honoraryong batayan, kabilang ang sinumang empleyado, probationer, trainee, ano man ang tawag sa kanila, maging sila man ay tumatanggap ng kabayaran o hindi, o nagtatrabaho nang boluntaryo o sa iba pang paraan, na empleyado nang direkta o sa pamamagitan ng isang Ahente, pati na rin ang anumang iba pang Contingent Workers.
viii. Third Party: Tumutukoy sa potensyal o kasalukuyang mga kinatawan, logistics service provider, Intermediary, Suppliers, Advisors, Truckers, Agents, Design Partners, Custom Brokers, Consultants, Associated Persons, Business Partners ng Kumpanya, at kabilang ang mga nagtatrabaho, kumikilos para sa, nasa ilalim ng pangangasiwa, o kasabay ng Kumpanya.
ix. Retaliation: Anumang hindi kanais-nais na aksyon laban sa isang whistleblower dahil sa pag-uulat ng alalahanin nang may mabuting loob, kabilang ngunit hindi limitado sa panliligalig, pagbaba sa posisyon, pagtanggal sa trabaho, o diskriminasyon.
6. MGA PROTECTED DISCLOSURES
i. Ang Protected Disclosure ay tumutukoy sa anumang ulat na ginawa nang may mabuting loob ng isang empleyado, direktor, o ikatlong partido na nagbubunyag o nagpapakita ng impormasyon na maaaring magpahiwatig ng hindi etikal o hindi wastong gawain, kabilang ang paglabag sa batas, mga patakaran ng Kumpanya, o pamantayan ng etika..
ii. Hinihikayat ng Kumpanya ang mga Whistleblower na magbigay ng sapat na detalye upang maisagawa ang epektibong imbestigasyon. Ang mga ulat ay dapat maglaman, kung maaari, ng kalikasan ng alalahanin, pangalan ng mga sangkot, mga petsa, lokasyon, at anumang sumusuportang ebidensya o pinagkukunan ng ebidensya. Ang mga ulat ay maaaring isumite sa Ingles, Filipino, o iba pang wika sa pamamagitan ng alinman sa mga reporting channel na tinukoy sa Patakarang ito.
iii. Ang Protected Disclosure ay dapat nakasulat upang malinaw na maipahayag ang mga isyung inilahad at dapat nakatype o nakasulat sa malinaw na sulat-kamay sa Ingles, Filipino, o iba pang wika. Maaaring makatanggap ang Whistleblower ng Monetary Reward depende sa bigat o epekto ng iniulat na paglabag.
Pagkakakwalipika ng Protected Disclosure:
Nirerespeto ng Kumpanya ang karapatang hindi imbestigahan ang isang Protected Disclosure sa mga sumusunod na sitwasyon:
• Ang bagay na iniulat ay hindi saklaw ng Patakarang ito; o
• Ang ulat ay kulang sa minimum na impormasyon tulad ng lokasyon ng insidente, oras o petsa ng pangyayari, mga taong sangkot, tiyak na ebidensya o pinagkunan ng ebidensya, at malinaw na paglalarawan ng insidente.
Sa mga pagkakataong ang isang disclosure ay agad na tinanggihan, ang talaan ng ganitong mga kaso ay itatago at ipapakita sa Whistleblower Committee/Board of Directors tuwing bawat kwarter. Maaaring humiling ang Komite/Board ng karagdagang detalye o mag-utos na magsagawa ng imbestigasyon sa anumang usaping dating tinanggihan.
7. MGA CHANNEL NG PAG-UULAT
i. Nagtatag ang Kumpanya ng maraming ligtas na paraan para sa pag-uulat ng Protected Disclosures o mga alalahanin alinsunod sa Patakarang ito, na nakasaad sa ibaba:

Email
• Maaaring magsumite ang Whistleblower ng Protected Disclosure sa pamamagitan ng pag-email ng kanyang alalahanin sa Whistleblower Committee sa dedikadong email address na wb@royalecoldstorage.com.ph. Ang reporting channel na ito ay pamamahalaan ng Compliance Officer / HR Representative at susubaybayan ng Legal Head / HR Head.
• Maaaring mag-ulat ang sinumang Empleyado o Ikatlong Partido sa kanilang kinauukulang reporting manager o HR department sa pamamagitan ng pasalita o nakasulat na format. Ang manager o HR department ay kinakailangang ilapat ang pasalitang reklamo sa nakasulat na ulat at agad itong ipasa sa wb@royalecoldstorage.com.ph para sa Whistleblower Committee.

ii. Ang awtoridad na mag-access sa mga Protected Disclosures na isinusumite sa alinman sa mga nabanggit na Whistleblower complaint channels ay nakatalaga sa Compliance Officer / HR Representative.
iii. Ang Compliance Officer / HR Representative ay responsable na tiyakin na ang Patakaran at ang mga Whistleblower reporting channels ay maayos na naipapaabot sa lahat ng mga apektadong partido upang malaman ng mga potensyal na Whistleblower ang tungkol sa patakaran at mga paraan ng pag-uulat.
iv. Kung naniniwala ang Whistleblower na ang isyu ay hindi maaaring angkop na matugunan sa alinman sa nabanggit na reporting channels, ang ulat ay maaaring i-escalate sa Presidente sa jpangilinan@royalecoldstorage.com.ph o sa Chief Executive Officer sa fctongson@royalecoldstorage.com.ph
v. Walang bahagi ng Patakarang ito ang nagbabawal, naglilimita, o naglalayong hadlangan ang mga Empleyado o Ikatlong Partido na ipagpatuloy ang kanilang protektadong karapatan o magbunyag ng impormasyon sa mga ahensiya ng pagpapatupad ng batas, regulatoryo, o administratibo, ayon sa pinahihintulutan ng batas.
8. MGA ANONYMOUS NA REKLAMO
i. Alinsunod sa umiiral na mga batas at regulasyon, kapag gumagamit ng isa sa mga reporting channel, hinihikayat ang mga Whistleblower na ilantad ang kanilang pagkakakilanlan. Gayunpaman, maaari ring magsumite ng anonimong reklamo, batay sa umiiral na batas at regulasyon.

ii. Ang pagsumite ng reklamo nang anonimo ay maaaring makaapekto sa kakayahan ng whistleblower na makatanggap ng feedback tungkol sa estado ng anumang imbestigasyon, kung mayroon man, at maaari ring makaapekto sa kakayahan ng Kumpanya na masusing imbestigahan ang usapin o magbigay ng proteksyon sa whistleblower. Hinihikayat ang mga anonimong whistleblower na magbigay ng mas maraming impormasyon at ebidensya hangga’t maaari.
9. WALANG PANGHIGANTI (NO RETALIATION)
i. Ang Kumpanya ay nakatuon sa pagpapanatili ng proteksyon ng mga Whistleblower laban sa anumang anyo ng paghihiganti o paninisi dahil sa pag-uulat ng alalahanin nang may mabuting loob. Kabilang sa paghihiganti, ngunit hindi limitado sa, diskriminasyon, panliligalig, pagkamuhi, o paninisi sa anumang paraan. Ang Whistleblower ay hindi dapat mawalan ng anumang benepisyo o maapektuhan sa ibang paraan, tulad ng paglilipat, pagbaba sa posisyon, pagtanggi sa promosyon, o anumang aksyong negatibo sa kanyang trabaho o engagement, kabilang ang paggawa ng karagdagang Protected Disclosure, bunga ng pag-uulat sa ilalim ng patakaran.
ii. Ang proteksyong ito ay ibinibigay kung:
o Ang disclosure ay ginawa nang may mabuting loob; at
o Ang Whistleblower ay hindi kumikilos para sa pansariling kapakinabangan.
iii. Ang anumang ibang Empleyado o Ikatlong Partido na tumutulong sa imbestigasyon na isinampa ng Whistleblower ay makakatanggap ng parehong antas ng proteksyon gaya ng Whistleblower.

iv. Kung may nakitang anumang uri ng paghihiganti, kinakailangang iulat agad ito sa Compliance Officer.

v. Ang Patakarang ito ay hindi pumipigil sa anumang Empleyado o Ikatlong Partido na maging responsable sa kanilang sariling maling gawain habang gumagawa ng whistleblower complaint at maaari silang harap sa disciplinary action para sa kanilang naging misconduct.
10. PAGTATAGO NG IMPORMASYON
Alinsunod sa umiiral na mga batas o regulasyon, ang mga Empleyado at Ikatlong Partido ay maaaring magsumite ng whistle-blower complaint nang anonimous (ibig sabihin, ang pagkakakilanlan ng nagrereklamo ay hindi malalaman ng sinuman) at/o confidentially (ang pagkakakilanlan at nilalaman ng reklamo ay ibubunyag lamang sa mga taong kinakailangang malaman para sa imbestigasyon, remedial actions, o ayon sa umiiral na batas), alinsunod sa mga sumusunod na kundisyon:
i. Kailangang kunin ang nakasulat na pahintulot mula sa Empleyado o Ikatlong Partido bago isiwalat ang kanilang pagkakakilanlan para sa layunin lamang ng imbestigasyon.
ii. Ang mga kasapi ng investigative team na may access sa pagkakakilanlan ng Empleyado o Ikatlong Partido ay dapat magbigay ng nakasulat na pangakong hindi isisiwalat ang pagkakakilanlan ng nagrereklamo.
iii. Ang mga testigo na lumalahok sa imbestigasyon ay aabisuhan ding panatilihin ang pagiging kumpidensiyal ng impormasyon.
11. PAMAMAHALA SA MGA IMBESTIGASYON AT ULAT NG WHISTLEBLOWER
IMBESTIGASYON
i. Ang lahat ng reklamo na isinumite sa ilalim ng Patakarang ito ay agarang at masusing iimbestigahan ng Whistleblower Committee, o ng iba pang koponan sa ilalim ng kanilang pangangasiwa. Ang tiyak na aksyon na gagawin sa anumang kaso ay nakadepende sa kalikasan at bigat ng iniulat na gawain o pangyayari, pati na rin sa resulta ng imbestigasyon. Ang Whistleblower Committee ay binubuo ng Compliance Officer, Legal Head, at HR Head.
ii. Kung ang misconduct ay nakumpirma sa pamamagitan ng imbestigasyon, ang Kumpanya ay magsasagawa ng agad at angkop na remedial action na proporsyonal sa tindi ng misconduct, alinsunod sa mga iminungkahing gabay. Ang remedial action ay maaaring kabilang ang disiplina laban sa akusadong partido, hanggang sa at kabilang ang pagwawakas ng empleyo. Gagawa rin ng makatuwiran at kinakailangang hakbang upang maiwasan ang anumang karagdagang pangyayari ng misconduct.
iii. Inaasahan na ang lahat ng Empleyado at Ikatlong Partido ay makikipagtulungan nang buong katapatan sa anumang panloob na imbestigasyon. Ang sinumang Empleyado na hindi makikipagtulungan (hal. hindi magbibigay ng kumpleto at totoong impormasyon o sadyang nagbibigay ng maling impormasyon) ay sasailalim sa disciplinary action.
iv. Kung maaari, maaaring ibigay sa Whistleblower ang angkop na abiso tungkol sa estado ng imbestigasyon. Dahil sa sensitibong kalikasan ng maraming imbestigasyon na nagmumula sa mga ulat ng whistle-blower at sa ilang limitasyon sa ilalim ng umiiral na batas, hindi namin ginagarantiyahan ang pagbibigay ng update o kinalabasan ng imbestigasyon sa whistle-blowers. Ang tiyak na gabay ay ibibigay sa bawat kaso.
v. Hangga’t pinahihintulutan o hinihingi ng batas, ang impormasyong iniulat ay maaaring iparating sa mga pampublikong ahensya o awtoridad na may kakayahan sa pag-usig ng krimen. Sa paggawa nito, magsusumikap ang Kumpanya na mapanatili ang pagiging kumpidensiyal ng pagkakakilanlan ng whistle-blower.
vi. Karaniwan, ang imbestigasyon ay tatapusin sa loob ng Tatlumpung (30) araw mula sa pagtanggap ng Protected Disclosure/Reklamo. Para sa mas kumplikadong mga kaso, maaaring magkasundo nang unibersal ang investigative team na palawigin ang panahon ng imbestigasyon, sa kundisyon na ang palawig ay hindi lalampas sa siyamnapung (90) araw.
ULAT (REPORTING)
i. Tuwing bawat kwarter, ang Legal Head / HR Head ay magsusumite ng ulat sa Board of Directors na naglalaman ng partikular na impormasyon, kabilang ang:
a. Ang paksa at ang Whistleblower (maliban kung anonimo, kung saan ito ay ilalagay sa ulat);
b. Isang paglalarawan ng reklamo;
c. Katayuan ng imbestigasyon;
d. Anumang konklusyon na naabot ng imbestigador; at
e. Mga natuklasan at rekomendasyon.

ii. Ito ay karagdagan sa listahan na kinakailangang isumite ng Legal Head / HR Head sa Board of Directors para sa mga kaso ng summary dismissal.

iii. Ang lahat ng ulat na ginawa pagkatapos ng imbestigasyon o para sa mga natanggap na reklamo ay maayos na itatala, at ito ay rerepasuhin ng Chairman/CEO taun-taon (na maaaring baguhin kung kinakailangan).
12. PAGSUNOD SA BATAS (LEGAL COMPLIANCE)
Ang Patakarang ito ay naglalayong maglatag ng gabay at magsilbing batayan sa pagbuo ng mga pamantayan alinsunod sa umiiral na mga batas. Kung ang anumang bahagi ng Patakarang ito ay sumasalungat sa anumang umiiral na batas, ang nasabing batas ang maghahari. Kung kinakailangan ng gabay sa ganitong sitwasyon, ang mga Empleyado ay dapat humingi ng patnubay mula sa Compliance Officer bago gumawa ng anumang aksyon.
13. PAGSASANAY AT PAGKAALAM (TRAINING AND AWARENESS)
Ang bawat Empleyado, Ikatlong Partido, kasama ang Senior Management ng RCS ay may pananagutan na maging pamilyar sa Patakarang ito, kung saan ang Compliance Officer ang magtitiyak na ang lahat ng aspeto ng Patakaran ay maayos na naipapaabot at may angkop na programa sa pagsasanay na naitatag.

Ang lahat ng Empleyado, Ikatlong Partido, kasama ang Senior Management ay kailangang lumahok sa mga sesyon ng pagsasanay na isinasagawa nang hindi bababa sa isang beses bawat taon, at dapat pamilyar sa Patakarang ito upang masuri at epektibong matugunan ang anumang isyu o paglabag.

Ang Training and Organizational Development (TOD) Department ng RCS ang magiging responsable sa pagpapatupad at pagpapadali ng mga pagsasanay, sa pakikipag-ugnayan sa Compliance Officer at sa mga kaukulang stakeholder.
14. MGA AKSYON PANG-DISIPLINA
• Ang anumang Empleyado, kinatawan, o Ikatlong Partido na sadyang gumagawa ng maling paratang hinggil sa hindi etikal o hindi wastong gawain, o lumalabag sa mga regulasyon ng Patakarang ito, o sa anumang kaugnay na pamamaraan, ay sasailalim sa angkop na aksyon pang-disiplina, hanggang sa at kabilang ang pagwawakas ng empleyo, pagkawala ng kompensasyon, pagtatapos ng ugnayan sa negosyo, o iba pang hakbang na itinuturing na angkop ng Kumpanya.
• Gayundin, ang anumang Empleyado o Ikatlong Partido na gumawa ng anumang uri ng paghihiganti laban sa Whistleblower ay sasailalim din sa aksiyon pang-disiplina, hanggang sa at kabilang ang pagwawakas ng empleyo o ugnayan sa negosyo, alinsunod sa mga patakaran, regulasyon, at pamamaraan ng Kumpanya.
15. PAG-IIMPOK NG MGA DOKUMENTO
• Ang Kumpanya ay mag-iimbak ng lahat ng protected disclosures na nakasulat o naitala, kasama ang mga resulta ng imbestigasyon, sa loob ng hindi bababa sa pitong (7) taon, o sa anumang iba pang panahon na kinakailangan ng batas.
16. PAGBABAGO AT REBYU
• May karapatan ang Kumpanya na baguhin, ipagpaliban, o palitan ang Patakarang ito anumang oras, at kinakailangang ipaalam sa mga Empleyado, Ikatlong Partido, at iba pang kinatawan ang anumang pagbabago sa tamang panahon.
• Maaaring magtatag ang Kumpanya ng karagdagang patakaran at pamamaraan paminsan-minsan upang masiguro ang bisa at layunin ng Patakarang ito.